Eine Jahresmeldung ist für jeden am 31.12. eines Jahres versicherungspflichtig Beschäftigten mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens jedoch bis zum 15.02. des folgenden Jahres zu erstatten. Der späteste Abgabetermin für das Kalenderjahr 2024 ist jedoch der 17.02.2025 (15.02.2025 = Samstag). Für geringfügig entlohnte Beschäftigte sind ebenfalls Jahresmeldungen zu erstatten. Hingegen sind für kurzfristig Beschäftigte seit einigen Jahren keine Jahresmeldungen mehr abzugeben.
Beitragspflichtiges Entgelt
Als beitragspflichtiges Arbeitsentgelt ist in die Jahresmeldung maximal ein Betrag in Höhe der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung einzutragen (Jahresmeldung 2024: 90.600,00 Euro alte Bundesländer, 89.400,00 Euro neue Bundesländer).
Keine Jahresmeldung bei Meldung aus anderen Gründen
Eine Jahresmeldung entfällt, wenn bereits wegen einer Unterbrechung der Beschäftigung (z. B. Krankengeldbezug) eine Unterbrechungsmeldung zu erstatten war und der 31.12.2024 in den Unterbrechungszeitraum fällt. Außerdem ist auch keine Jahresmeldung zu erstellen, wenn wegen einer Änderung im Beschäftigungs- oder Versicherungsverhältnis ohnehin zum 31.12.2024 eine Sonstige Meldung, z. B. wegen Änderung der Beitragsgruppe, erstattet wurde.
Jahresmeldung 2024
Unabhängig von den Entgeltmeldungen zur übrigen Sozialversicherung ist für jeden in der gesetzlichen Unfallversicherung versicherungspflichtig Beschäftigten eine UV-Jahresmeldung zu erstatten – und zwar auch für geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte.
Die UV-Jahresmeldung ist grundsätzlich bis zum 16.02. des Folgejahres der Versicherungspflicht zur Unfallversicherung (Meldezeitraum) zu erstatten. Der späteste Abgabetermin für das Kalenderjahr 2024 ist jedoch der 17.02.2025 (16.02.2025 = Sonntag).
Abweichend hiervon ist eine UV-Jahresmeldung in Fällen der Insolvenz oder der vollständigen Einstellung des Unternehmens und der damit verbundenen dauerhaften Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse bereits mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen, abzugeben.
Unabhängig vom tatsächlichen Beschäftigungszeitraum ist im Meldezeitraum stets „01.01.“ bis „31.12.“ des Kalenderjahres der Unfallversicherungspflicht anzugeben. In der Meldung sind die in der Unfallversicherung beitragspflichtigen Arbeitsentgelte für alle Teilzeiträume zusammenzufassen.
Elektronischer Lohnnachweis
Im elektronischen Lohnnachweis fürdie Unfallversicherung sind die angewandten Gefahrtarifstellen sowie die Summen der auf die einzelnen Gefahrtarifstellen entfallenden Unfallversicherungsentgelte, Arbeitsstunden und Arbeitnehmer zu melden. Anzugeben ist auch, ob es sich um ein Unternehmen handelt, dessen Beiträge sich nicht nach Entgelten bemessen (z. B. Kopfpauschale). Diese Angaben dienen als Grundlage zur Berechnung des Beitrags und der Fremdumlagen für die Unfallversicherung.
Stammdatendienst
Nach § 101 Abs. 4 SGB IV hat der Unternehmer vor der Erstattung des elektronischen Lohnnachweises einen automatisierten Abgleich mit der bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung errichteten Stammdatendatei durchzuführen. Daraufhin werden dem Unternehmer für den elektronischen Lohnnachweis die entsprechenden Stammdaten mit Gültigkeiten durch Datenübertragung zur Verfügung gestellt.
Der UV-Lohnnachweis darf erst versandt werden, wenn vorab vom Stammdatendienst die richtigen UV-Daten abgerufen worden sind. Dazu zählen z. B. die Mitgliedsnummer oder Gefahrtarifstellen. So soll sichergestellt werden, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und richtigen Gefahrtarifstellen übermittelt werden.
Am 04.10.2023 hat die neue Ausfüllhilfe „SV-Meldeportal“ das langjährige Vorläuferprodukt „sv.net“ abgelöst. Dieses wurde – nach Ablauf der Übergangsphase – zum 30.06.2024 endgültig abgeschaltet. Seit dem 01.07.2024 steht somit als Ausfüllhilfe nur noch das neue SV-Meldeportal zur Verfügung. Hierbei handelt es sich um eine komplette Neu-Entwicklung und eine reine Webanwendung, die ausschließlich mit einem Browser ausgeführt wird.
Zielgruppe
Das SV-Meldeportal soll vorrangig kleine Arbeitgeber bei der Erfüllung der Meldepflichten und dem Abruf von Bescheinigungen unterstützen. Aber auch mittelständische und große Unternehmen, Selbstständige, die öffentliche Verwaltung sowie Zahlstellen können das SV-Meldeportal nutzen.
Design und Oberfläche
Die Benutzerschnittstelle der Ausfüllhilfe ist barrierefrei nach BITV 2.0 und auf Mehrsprachigkeit vorbereitet. Zur Nutzung von Endgeräten aller Art wie PC, Tablet oder Smartphone wurde die Bedienung auf ein responsives Design ausgerichtet, das sich automatisch an die Auflösung des genutzten Endgerätes anpasst.
Online-Datenspeicher
Das SV-Meldeportal bietet mit dem Online-Speicher – optional – einen elektronischen Aktenschrank für die Speicherung von Firmen-, Mitarbeiter- und Meldedaten an. Der Aktenschrank ist verschlüsselt, eindeutig einer Betriebsnummer zugeordnet und damit kann der Zugriff zum Schreiben und Lesen nur von den jeweils registrierten Nutzern eines Unternehmens verwaltet werden. Ein Zugriff ohne Legitimation eines Nutzers, der eigenständig die Zugriffsrechte verwaltet, ist nicht möglich. Der Datenbestand eines Aktenschranks wird für fünf Jahre vorgehalten.
Arbeitgeber, die für mehr als eine Betriebsnummer Daten mit den Sozialversicherungsträgern austauschen, oder Dienstleistungspartner, die für mehrere Arbeitgeber die Entgeltabrechnung und das Meldewesen übernehmen, können eine strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Der Arbeitgeber kann z. B. einer Steuerberatung für einen frei bestimmbaren Zeitraum ein Mandat übertragen, die in seinem Auftrag Meldungen mit Sozialversicherungsträgern austauscht.
Registrierung der Benutzer
Die Nutzung des SV-Meldeportals ist nach einer umfassenden Registrierung in Verbindung mit einem ELSTER-Unternehmenszertifikats möglich, das auch für das Login genutzt wird.
Im Zuge der Registrierung für ein ELSTER-Unternehmenskonto erhält das Unternehmen oder ein Selbstständiger ein oder ggf. mehrere Unternehmenszertifikate, die von einem Nutzer für die einmalige Registrierung und danach für jede Anmeldung auch am SV-Meldeportal genutzt werden können.
Nutzungsgebühr
Bei einer Registrierung bis zum 30.09.2024 war die Nutzung des SV-Meldeportals in der Multi-Mandanten-Variante bis zum 31.12.2024 kostenfrei. Seit dem 01.10.2024 wird die Nutzungsgebühr allen neu registrierten Arbeitgebern sofort in Rechnung gestellt.
Die Nutzungsgebühr wird bezogen auf zwei Anwendergruppen erhoben:
Die Nutzungsgebühr kann im Rahmen einer Überweisung oder über PayPal entrichtet werden. Die Nutzungsgebühr kann im Rahmen einer Überweisung oder über PayPal entrichtet werden. Nutzer, die das SV-Meldeportal ausschließlich als Selbstständige im Rahmen des A1-Antrags- und Bescheinigungsverfahrens nutzen, oder Nutzer, die das SV-Meldeportal ausschließlich für die Beantragung von Zahlstellennummern oder gesonderten Absendernummern nutzen, sind von der Nutzungsgebühr befreit.
Alle Nutzer können beliebig viele Meldungen mit den Sozialversicherungsträgern austauschen. Ein Wechsel von der Anwendergruppe 1 zur Anwendergruppe 2 ist durch eine kostenpflichtige Neu- Registrierung jederzeit möglich.
Ein Wechsel von der Anwendergruppe 2 zur Anwendergruppe 1 ist erst nach Ende der Laufzeit möglich. Allerdings verlieren diese Nutzer den Zugriff auf den Onlinedatenspeicher aller weiteren Betriebsnummern („Mandate“).
Weitere Informationen
Die Krankenkassen und die übrigen Sozialversicherungsträger werden die Arbeitgeber über die Änderungen zur Nutzung der Ausfüllhilfe auf dem Laufenden halten. Darüber hinaus können alle Informationen von der zentralen Plattform www.sv-meldeportal.de abgerufen werden.
Seit dem 01.01.2025 sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die für eine Betriebsprüfung der Rentenversicherung notwendigen Daten aus der Finanzbuchhaltung elektronisch an diese zu übermitteln. Bisher konnten die Daten der Finanzbuchhaltung im Rahmen des Verfahrens „elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ (euBP) freiwillig elektronisch übersandt werden.
Aktuell ist davon auszugehen, dass die Übermittlung der Finanzbuchhaltungsdaten in erster Linie über systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme erfolgen wird. Alternativ können sie über eine systemgeprüfte Schnittstelle oder ein systemgeprüftes Programmmodul aus einem Programm zur Finanzbuchhaltung an die Träger der Deutschen Rentenversicherung gesendet werden.
Die elektronische Übermittlung ist allerdings nicht ganz neu. Bereits seit dem 01.01.2023 sind Arbeitgeber grundsätzlich dazu verpflichtet, die für eine euBP notwendigen Entgeltabrechnungsdaten elektronisch an die Rentenversicherung zu übermitteln.
Die prüfrelevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung konnten bis Ende 2024 freiwillig übermittelt werden; nun ist die Übermittlung verpflichtend.
Verzicht auf elektronische Übermittlung
Auf Antrag des Arbeitgebers kann die Rentenversicherung für Zeiträume bis zum 31.12.2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten verzichten.
Da diese Vorschrift sich nicht speziell nur auf die Entgeltabrechnungsdaten bezieht, ist von einem bereits erklärten Verzicht auch die elektronische Übermittlung der Daten der Finanzbuchhaltung umfasst. Ähnliches gilt, wenn der Arbeitgeber erst später einen Antrag auf Verzicht stellt. Auch dann umfasst dieser gleichermaßen die Daten der Finanzbuchhaltung.
Überlegt es sich der Arbeitgeber anders und möchte die Daten doch elektronisch übermitteln, so ist das im Prinzip unproblematisch möglich. So muss die Rentenversicherung ihre Verzichtserklärung in diesem Fall nicht extra „offiziell“ aufheben.
Entgeltunterlagen
Durch eine Änderung der Beitragsverfahrensverordnung wurde zum 01.01.2025 explizit klargestellt, dass die Übermittlung von Unterlagen und Daten im Rahmen der euBP seitens der Arbeitgeber elektronisch zu erfolgen hat.
Für die meisten Entgeltunterlagen ist die elektronische Archivierung und gegebenenfalls elektronische Übermittlung von Duplikaten in elektronischem Format ausreichend. Werden diese dem Arbeitgeber in Papierform übermittelt, sind sie vom Arbeitgeber in ein elektronisches Format umzuwandeln. Die Originaldokumente müssen bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung oder nach den für das Dokument geltenden weiteren gesetzlichen Vorschriften aufbewahrt werden.