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Kantine

Der klassische Fall ist die Kantine. Betreibt der Arbeitgeber die Einrichtung selbst, werden die dort an die Mitar- beiter abgegebenen Speisen als Sachbezug gewertet. Das sind für ein Mittag- bzw. Abendessen aktuell 3,80 Euro (Frühstück 2,00 Euro). Ebenso schaut es aus, wenn der Arbeitgeber den Kantinenpächter, z. B. durch verbilligte Überlassung von Räumen, Energie oder Einrichtungsgegenständen, fördert.

Zahlt der Arbeitnehmer weniger als diese 3,80 Euro für sein Essen, stellt die Differenz einen steuer- und beitragspflichtigen geldwerten Vorteil dar. Der Arbeitgeber kann jedoch einspringen und diesen geldwerten Vorteil mit 25 % pauschal versteuern. Hierdurch entfällt für den Arbeitnehmer sowohl die Steuer- als auch die Beitragspflicht.

Gutscheine

Hat das Unternehmen keine Kantine, kommen ggf. Essensgutscheine in Spiel, die vom Arbeitgeber ausgegeben und in bestimmten Restaurants eingelöst werden können. Je nach Ausgestaltung funktionieren sie aber z. B. auch im Supermarkt.

Das Gute dabei: Als geldwerter Vorteil zählt bei diesem Modell der Sachbezugswert – zumindest dann, wenn der Wert des Gutscheins höher ist. Das gilt insoweit, als dass der Sachbezugswert um nicht mehr als 3,10 Euro überstiegen wird. Insgesamt kann der Arbeitgeber zurzeit also Gutscheine bis zu einem Verrechnungswert von 6,90 Euro ausgeben, die dann – als Sachbezug – nur mit 3,80 Euro berücksichtigt werden.

Ergebnis

Der Sachbezugswert wird nicht um mehr als 3,10 Euro überschritten. Steuer- und beitragspflichtig werden daher nur 3,80 Euro (Pauschalversteuerung mit 25 % möglich). 1,20 Euro (= 5,00 Euro – 3,80 Euro) bleiben steuer- und beitragsfrei.

Damit alles reibungslos abläuft, ist allerdings Folgendes zu beachten:

• Es geht um eine tatsächlich erworbene Mahlzeit pro Tag, also nicht etwa um Frühstück und Mittagessen.
• Nur ein Zuschuss pro Arbeitstag ist möglich, also nicht mehrere Gutscheine für ein Essen.
• Lebensmittel müssen unmittelbar verzehrt oder in den Essenspausen verbraucht werden können.
• Der Zuschuss darf den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen.
• Es handelt sich nicht um einen Zuschuss in den ersten drei Monaten einer Auswärtstätigkeit.

Übrigens: Geben Arbeitgeber Gutscheine aus, müssen sie grundsätzlich die Abwesenheitstage nachhalten und die dafür zu Unrecht gewährten Zuschüsse herausrechnen. Die sogenannte 15-Tage-Regel erleichtert hier die Abrechnung. Denn bis zu 15 Zuschüsse im Kalendermonat sind regelmäßig ohne einen solchen Ausgleich möglich. Die Arbeitnehmer dürfen dann allerdings durchschnittlich an nicht mehr als drei Arbeitstagen je Kalendermonat auswärts tätig sein.

Teilzeitkräfte

Arbeitnehmer in Teilzeit haben möglicherweise keinen Anspruch auf eine Pause. Doch darauf kommt es hier nicht an. So kann ein Arbeitgeber auch diese Mitarbeiter entsprechend unterstützen und ihnen den Zugang zur Kantine oder Essengutscheine gewähren.

Homeoffice

Für Arbeitnehmer im Homeoffice ergibt sich eine ähnliche Situation. Zwar spielt hierbei die Kantine wohl nur an Präsenztagen eine Rolle – aber die Gutscheine können sie genauso nutzen wie die präsenten Kollegen.

Digitale Lösung

Bei den Stichworten Homeoffice und Modern Work kommen neue Modelle ins Spiel, die heutzutage zunehmend die klassischen Essengutscheine oder Restaurantschecks ablösen. So gibt es bestimmte Apps, über die Mitarbeiter ihre Lebensmitteleinkäufe zwecks Förderung abrechnen können. Dazu scannen sie einfach den Kassenbon ein – den Rest erledigt die App. Über das System erfolgt die Abrechnung mit dem Gutscheinwert des Arbeitgebers. Wichtig insoweit ist, ob die digitale Lösung eine Prüfung der Belege durchführt. Nur so ist gewährleistet, dass nicht mehrere Belege pro Tag eingereicht werden.

Wer mehr zahlt, spart ggf. doppelt

Lukrativ kann es sein, wenn Arbeitnehmer einen eigenen Beitrag zum „Mittagessen“ leisten. Dieser Beitrag mindert nämlich den als Sachbezug anzusetzenden Wert. Und hier können die digitalen Lösungen ihren Vorteil klar ausspielen, da sie sehr flexibel einsetzbar sind.

Guthaben und Essensguthaben

Möglich ist es auch, den Mitarbeitern digitale Guthabenkarten zu übergeben, die dann regelmäßig vom Arbeitgeber aufgeladen werden. Am Ende eines Monats erfolgt die Abrechnung: Steuern, Beiträge und Zuzahlungen des Arbeitnehmers werden über die Gehaltsabrechnung dargestellt.

Lieferdienste bieten ebenfalls Services für Unternehmen an. So kann der Arbeitgeber dort z. B. bestimmtes Guthaben bzw. Budget für seine Mitarbeiter vorhalten. Dabei spielt auch der Datenschutz eine Rolle, denn so versichern die Dienste, der Arbeitgeber erfährt nur die Beträge, nicht, was sich die Kollegen zum Mittag gegönnt haben.

Ergebnis

Donnerstag und Freitag trägt der Mitarbeiter einen Betrag (mindestens) in Höhe des Sachbezugswerts – entsprechend liegt kein geld­werter Vorteil vor und es fallen keine Steuern und Sozialabgaben an.