Mit dem Achten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (8. SGB IV-ÄndG) soll der Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und u.a. den Sozialversicherungsträgern auf elektronische Austauschverfahren umgestellt werden. Nachfolgend ein Überblick über die bei Redaktionsschluss bekannten Änderungen.
Der technische Meldeweg für die elektronischen Arbeitgeber-Meldeverfahren sieht vor, dass die Meldungen aus den Entgeltabrechnungssystemen und maschinellen Ausfüllhilfen auf einen GKV-Kommunikationsserver übertragen werden.
Damit die Daten nicht an jede Krankenkasse einzeln übermittelt werden müssen, wurden Annahmestellen der Krankenkassen geschaffen, die die Meldungen vom GKV-Kommunikationsserver abrufen und weiterverteilen. Die Annahmestellen stellen die technische Richtigkeit fest und prüfen die Meldungen insbesondere darauf, ob sie vollständig sind und nur die zugelassenen Zeichen, Schlüsselzahlen und sonstigen vorgesehenen Angaben enthalten. Dann übermitteln sie die Datenbausteine beziehungsweise Datensätze an die jeweils zuständige Krankenkasse weiter, die dann die inhaltliche Prüfung und Übernahme der Daten vollzieht.
Zur Vereinfachung der Meldeverfahren sieht das 8. SGB IV Änderungsgesetz vor, dass perspektivisch nur noch eine Annahmestelle pro Kassenart zulässig ist. Die Anzahl der Annahmestellen wird jedoch auf dem heutigen Bestand gesichert, sodass es durch die Neuregelung nicht unmittelbar zur Schließung von Annahmestellen kommt.
Zudem wird es den Krankenkassen ermöglicht, die Aufgaben einer Annahmestelle auf einen Kommunikationsserver zu übertragen und so den Weg der Datenweiterleitung um eine weiterverarbeitende Stelle zu reduzieren.
Ab dem 01.01.2024 hat der Arbeitgeber Beginn und Ende einer in Anspruch genommenen Elternzeit der zuständigen Krankenkasse gesondert zu melden, wenn die krankenversicherungspflichtige Beschäftigung – wie bei anderen Unterbrechungsmeldungen auch – durch Wegfall des Anspruchs auf Entgelt für mindestens einen Kalendermonat unterbrochen wird.
Die Elternzeitmeldung ist mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Elternzeit abzugeben. Bislang erhalten die Krankenkassen Informationen zum Beginn und zum Ende des Elterngeldbezuges ihrer Versicherten direkt von den Elterngeldstellen. Nimmt der Versicherte über den Elterngeldbezug hinaus Elternzeit, wird dies von den Krankenkassen direkt bei den Versicherten abgefragt. Mit der Integration der Elternzeitmeldungen in das DEÜV-Meldeverfahren entfällt die (Papier-)Meldung der Elterngeldstellen an die Krankenkassen sowie die Abfrage der Krankenkassen zur Inanspruchnahme von Elternzeit bei ihren Versicherten.
Zum 01.01.2024 führt der GKV-Spitzenverband eine automatisierte Datei ein, in der Arbeitgebern alle notwendigen Stammdaten der Träger der sozialen Sicherung für die Durchführung der Melde-, Beitrags-, Bescheinigungs- und Antragsverfahren zentral zur Verfügung gestellt werden. Die Daten werden jeweils tagesaktuell sowie in ihrer Historie für die letzten sechs Jahre dargestellt und stehen den Arbeitgebern zum automatisierten Abruf bereit.
Ab 2024 wird die Übertragung von Namen und Anschriften in den Arbeitgeber-Meldeverfahren auf den Codiercode UTF-8 umgestellt. Dieser Codiercode entspricht dem internationalen Standard und ist auch der heutzutage gängige Codiercode für systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme und Ausfüllhilfen.
Bei Aufnahme der ersten Beschäftigung vergibt die Deutsche Rentenversicherung (DRV) eine Sozialversicherungsnummer und informiert den Arbeitnehmer hierüber. Dieser legt die Sozialversicherungsnummer dann seinem Arbeitgeber vor. Daneben existiert bereits seit Juli 2016 ein elektronisches Abrufverfahren, über das Arbeitgeber die Versicherungsnummer direkt bei der Datenstelle der DRV abrufen können.
Dieses elektronische Abrufverfahren hat sich in der betrieblichen Praxis bewährt und wird daher ab dem 01.01.2023 verpflichtend. Hierdurch entfällt gleichzeitig die Vorlagepflicht des Beschäftigten. Zudem wird die Bezeichnung für die Mitteilung der DRV von „Sozialversicherungsausweis“ offiziell auf „Versicherungsnummernachweis“ geändert.